--- title: "Changement d'année" canonical: "https://ressources.opentalent.fr/space/FAQ/2491899/Changement%20d'ann%C3%A9e" format: markdown --- # **Comment "clôturer" une année scolaire ?** ![Guide de référence - Retrouvez toutes les étapes clés pour une rentrée réussie avec Opentalent School - Téléchargez le guide de transition d'année](media://c64fe872-b8a2-4075-81ea-1f598c37d717) # Principe général Il est important de retenir qu'il n'y a pas de clôture en tant que telle dans le logiciel. A tout moment vous pouvez revenir sur les activités de l'année précédente et ressortir des élèves des archives. ## Plusieurs systèmes de dates sont à considérer : - Le changement d'année intervient effectivement le jour de **"Début de saison d'activité"** indiqué dans le menu Configuration > Préférences. Dans l'exemple ci-dessous, le logiciel changera d'année scolaire le 1er septembre de chaque année - Les **dates de début et fin des cours**, quant à elles, permettent de fixer des limites à la création des cours mais ne conditionnent pas le changement d'année en lui-même. Il est à noter que la date de fin des cours rend impossible la création de récurrences au-delà de cette date. ![image](media://63980ec0-4557-4ee3-bcd6-e66fccaeb65c) - Le changement d'année scolaire se fait également dans la barre du haut. Cette opération vous permettra également de mettre à jour le calendrier avec les [congés scolaires](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491914). ![image](media://48d2b823-2311-4712-96eb-c44011bdffb2) ## Le changement d'année signifie : - D'abord, faire la validation des enseignements de l'année : déterminer si les élèves peuvent passer au niveau supérieur et cocher la case "**acquis**" dans leurs lignes d'enseignement avec cycle/année/niveau - Puis réinscrire les élèves de l'école en créant des enseignements pour la prochaine année scolaire : cocher la case "**se réinscrit**" dans leurs lignes d'enseignement - Inscrire les nouveaux élèves - Enfin, archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits Vous pouvez retrouver la liste des inscrits à la rentrée prochaine en allant dans le menu "[Répertoire > Gestion des inscriptions](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491896)". Pour faire ces différentes opérations, vous pouvez le faire  : - Individuellement par élève depuis [la vue famille](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2495819) ou la fiche de l'élève. L'avantage étant que le logiciel fera exactement ce que vous souhaitez. - Automatiquement sur plusieurs élèves, en utilisant les outils ci-dessous proposés par le logiciel : - [Validation annuelle des enseignements](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491894)  qui permet de cocher les 2 cases en une seule manipulation - [L'outil de mise à jour des cycles](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491895) qui permet de créer les lignes d'enseignement sur la nouvelle année scolaire pour les élèves qui se réinscrivent - [L'outil de préinscriptions en ligne](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2492243) ***(En option)*** - [L'outil d'archivage automatique dans les listes](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491897) > ❌ **Si vous souhaitez utiliser ces outils après  la date de "Début de saison d'activité" que vous trouverez dans le menu "Configuration/Préférences/Paramètres généraux", vous devrez penser à revenir sur l'année précédente.** > ❌ > ❌ **Nous recommandons de procéder à l'archivage des élèves une fois que la majorité des élèves se sont réinscrits.** # Méthodes possibles Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…qui peuvent être panachées. ## Méthode individuelle (par élève) Vous mettez à jour manuellement la fiche de chaque élève depuis la vue famille : - Mettre des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent, - Ajouter des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante **Nota : Pour chaque enseignement suivi par l'élève dans l'année en cours, les cases à cocher "Acquis" et "Se réinscrit" (Suivi des enseignements) doivent être correctement renseignées.** ## Méthode semi-automatique Pour la réinscription d'un élève : - Avec l'outil de [Réinscription / Mise à jour des cycles](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491895) - Le logiciel créera automatiquement un enseignement pour la rentrée en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit" - Si l'élève se réinscrit à un enseignement qui n'a pas de cycle ou d'année, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine. - *Nota : Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le **[bouton "Actions"](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491841)** puis modification en masse.* - Avec l'option [préinscription en ligne](https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2492243) : - Pour les élèves se réinscrivant en ligne : - la case "Se réinscrit" est mise à jour automatiquement pour chaque enseignement par l'élève lors de la validation de l'inscription en ligne - un enseignement sera créé automatiquement en fonction de la case acquis du suivi pédagogique - Pour ceux que vous réinscrivez manuellement, voir la méthode individuelle ci-dessus. - Vous devrez alors lancer une mise à jour des cycles quand vous aurez fini les évaluations **mais avant le changement d'année**. ## Produits concernés - [ ] Artist Standard - [ ] Artist Premium - [x] School Standard - [x] School Premium - [ ] Manager - [ ] En option ## Aides associées > Macro (contentbylabel)