Comment créer une personne dans ma structure ?


Voici les étapes à suivre pour la création d'une personne:
  1. Commencez par créer la personne suivant la méthode de votre choix :
    1. Soit en cliquant sur le bouton universel "Créer" qui se trouve dans la barre de navigation
      1. Choisissez ensuite "Une personne", puis cliquez sur le Type de personne que vous souhaitez créer.
    2. Soit depuis le menu "Répertoire"
      1. Cliquez sur le menu "Répertoire" puis "Personnes".
      2. Cliquez en haut à droite sur le bouton "Nouveau contact".
      3. Choisissez ensuite le type de personne que vous souhaitez créer
  2. Saisissez les informations concernant la personne. Tous les champs avec un astérisque sont obligatoires.
    1. Indiquez un nom et un prénom
    2. Saisissez éventuellement une adresse, des téléphones et une adresse mail
    3. Indiquez éventuellement une date de naissance pour vos statistiques et autres besoins.
    4. Suivant le type de personne, vous pouvez préciser, la date de début d'adhésion si vous avez choisi "Adhérent" une section, une activité, et une date de début d'activité dans la section. Les sections ont été configurées au préalable dans le menu "Configuration > Section".
    5. Vous pouvez également ajouter un Tag pour pouvoir trier les personnes suivant les tags que vous aurez définis.
      Le tag est renseigné dans le bloc "Informations générales et familiales" des personnes.
    6. Cliquez sur le bouton "Valider" en bas de la page pour finaliser la création.


Quand on crée une fiche dans le répertoire, la personne aura par défaut une fonction "autre". Cette fonction peut être supprimée si le contact n'a aucun rôle dans la structure. Dans le cas contraire, la fonction restera active ce qui signifie que la personne est susceptible d'être invitée si on invite (à un événement, un cours, etc.) toutes les personnes ayant une fonction active quelle qu'elle soit.


Il est possible de ne pas autoriser la modification par la famille des noms et prénoms pour éviter les erreurs ou confusions.


Détection de doublon :

Quand on crée une nouvelle personne, si le logiciel trouve un homonyme existant dans la base il affichera le message suivant :

Vous pouvez alors charger la fiche existante et s'il s'agit d'un doublon (personne qui existe dans la base mais a été archivée), il vous suffira d'afficher les données passées et de supprimer la date de fin dans le bloc Fonctions et rôles pour désarchiver la fiche.


Cette procédure de création de personne vous permet également de procéder à l'inscription d'un nouvel élève sans passer par la création de compte.



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