Principe général

Le changement d'année signifie :

• Faire la validation des enseignements de l'année
• Réinscrire les élèves de l'école en créant des enseignements pour la prochaine année scolaire
• Inscrire les nouveaux élèves
• Archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits

Pour faire ces différentes opérations, vous pouvez le faire  :

• Individuellement par élève depuis la vue famille ou la fiche de l'élève. L'avantage étant que le logiciel fera exactement ce que vous souhaitez.
• Automatiquement sur plusieurs élèves, afin de gagner du temps, en utilisant les outils ci-dessous proposés par le logiciel :
  
  • Validation des enseignements
  • L'outil de pré-inscriptions en ligne
  • L'outil de mise à jour des cycles
  • L'outil d'archivage automatique dans les listes

Méthodes possibles

Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…qui peuvent être panachées.

Méthode individuelle (par élève)

Vous mettez à jour manuellement la fiche de chaque élève depuis la vue famille :

• Mettre des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent,
• Ajouter des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante

Nota : Pour chaque enseignement suivi par l'élève dans l'année en cours, les cases à cocher Acquis (Suivi des enseignements) et Se réinscrit doivent être correctement renseignées.

Méthode semi-automatique

Pour la réinscription d'un élève :

• Avec l'option Inscription en ligne :
  
  • Pour les élèves se réinscrivant en ligne :
    • la case "Se réinscrit" est mise à jour automatiquement pour chaque enseignement par l'élève lors de la validation de l'inscription en ligne
    • un enseignement sera créé automatiquement en fonction de la case acquis du suivi pédagogique
  • Pour ceux que vous réinscrivez manuellement, voir la méthode individuelle ci-dessus.
  • Vous devrez alors lancer une mise à jour des cycles quand vous aurez fini les évaluations mais avant le changement d'année.
    
    
• Avec l'outil de Réinscription / Mise à jour des cycles
  
  • Le logiciel créera automatiquement un enseignement pour la rentrée en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit"
  • Si l'élève se réinscrit à un enseignement qui n'a pas de cycle ou d'année, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine.

Nota : Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le bouton "Actions" puis modification en masse.

Méthode de la "remise à zéro" (À ne pas utiliser si vous utilisez l'inscription en ligne)

Il est possible d'archiver l'ensemble des élèves afin de repartir sur une base complètement vide.

Attention : cette méthode ne doit pas être utilisée si votre structure utilise l'inscription en ligne, car le logiciel ne trouvera personne lorsque l'on lancera les réinscriptions.

Une fois les élèves archivés, à l'inscription:

1/ On retrouve l'élève par le menu "Répertoire  > Vue famille" en effectuant une recherche

2/ On complète la page avec les enseignements pour la rentrée

3/ On retire les dates de fin à la fonction "Élève" (et "Adhérent" si association) et à la facturation. Celles qui ont été mises lors de l'archivage. Ou on recrée des lignes.