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Bienvenue dans l'aide dédiée aux logiciels Opentalent Artist, School, et Manager.

TABLE DES MATIERES

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Cette aide décrit le fonctionnement général à toutes les listes.

Bouton de création universel

Ce bouton vous permet de créer facilement, grâce un un assistant une personne, un évènement, une correspondance ou un matériel.

Année scolaire ou saison  xxxx/xxxx : 

Les données qui sont affichées correspondent à toutes les données de votre structure pour la période affichée

Ex : saison 2018/2019

Cliquez dessus et taper l'année scolaire qui vous intéresse

Historique

  • :  les données archivées ne sont pas affichées (Fonctionnement normal pour affichage plus rapide des différentes listes).
                                              Nota :
    Dans ce cas les maintenances qui ont été faites ou les prêts qui ont été rendus ne s'afficheront pas

  •   :  toutes les données sont affichées (Affichage plus lent des listes)

Mes listes personnalisées

Accéder à l'ensemble des listes personnalisées que vous avez enregistrées quelque soit la liste.

Structure d'une liste

Une liste se présente sous forme de

  • colonnes qui correspondent à des champs de données (Nom, prénom, etc...)
  • lignes qui correspondent aux enregistrements que vous avez saisis (Ex personnes, matériels, etc...).

Vous pouvez

  • Trier certaines colonnes par ordre croissant/décroissant en cliquant sur l'entête de la colonne souhaité.
    • Ex : par ordre alphabétique du Nom
  • Ajouter ou supprimer des colonnes à l'écran en cliquant sur "Colonnes à afficher".
    Attention plus la liste contient de colonnes et plus elle sera longue à afficher.
    Si vous souhaitez sauvegarder cette liste, car c'est une liste que vous utiliserez régulièrement, il vous suffit de cliquer sur "Mes listes", de saisir un nom pour cette liste puis de valider  pour l'enregistrer.
  • Tout réinitialiser pour effacer vos modifications et revenir à la liste initiale du logiciel.
  • Sélectionner des actions qui sont proposées à chaque ligne en cliquant sur l'icône correspondant (Visualiser, supprimer, etc..)
  • Sélectionner une, plusieurs lignes ou Tous les résultats pour faire une action globale (voir Actions disponibles pour une liste)

Ajouter un nouvel enregistrement

Utilisez le bouton "+ ........" qui se trouve au dessus des filtres prédéfinis pour ajouter un nouvel enregistrement à la liste.

Actions disponibles pour une liste

Les actions disponibles sont proposées en fonction de la liste sur laquelle vous vous trouvez.

Cliquer sur une ou plusieurs lignes puis sélectionner l'action que vous souhaitez en cliquant sur le bouton "Actions pour X sélectionnées" qui se trouve au dessus des filtres prédéfinis.

Après une action de type Export, Email, Courrier, génération de document,... vous êtes informé par une notification lors que le document a été généré.

Nota : pour envoyer des SMS, votre structure doit avoir souscrit à l'option SMS et votre compte doit être correctement configuré. (Voir FAQ : envoyer un SMS )

Filtrer la liste

Vous pouvez filtrer chaque liste en utilisant :

  • les filtres prédéfinis situés en haut de la liste
    Ces filtres sont prédéfini en fonction de la liste dans laquelle vous vous trouvez.
    La liste prend alors le nom du filtre prédéfini.
    Ex : Élèves, Tuteurs, Professeurs, Adhérents, Personnels, Bureau ..., Mes listes. si vous êtes dans la liste des personnes.
    Dans chaque liste vous trouverez le filtre "Mes listes" qui vous permet d'accéder à vos listes personnalisées que vous aurez préalablement enregistrées
  • Le champs de recherche
    Pour lancer la recherche, il suffit de taper au minimum 3 lettres puis de cliquer sur
    La recherche se fait sur des colonnes qui ne sont pas forcément affichées et va rechercher dans chaque champs le contenu correspondant.
    Exemples de recherche :
    • form instr  pour rechercher un enseignement de type "formation instrumentale" ou "formation-instrumentale"
    • or ha pour rechercher dans les sections pour rechercher "orchestre d'harmonie"
    • part harm pour rechercher un champs de type part-harmonie
  • les filtres spécifiques en cliquant sur "Filtres", puis en sélectionnant un ou plusieurs filtres.
    Suivant le filtre que vous aurez choisi, lorsque vous commencerez à saisir des letttres
    - soit la recherche sera lancée et la liste se mettra à jour en fonction des caractères que vous ajoutez
    - soit une liste vous sera proposée
    Si vous choisissez plusieurs filtres, l'opérateur logique correspond à "ET".

Ex :

  • vous souhaitez filtrer la liste des personnes par "Code postal" et  "VILLE" => 74300 ET CLUSES
  • vous souhaitez filtrer les élèves dont Enseignement = Formation Instrumental Et Complément enseignement = Piano Et Cycle 1


    Dans la recherche avec les filtres ci-dessus "Instru" et "Pian" => On va rechercher tous les enseignements qui contiennent "Instru" ET Complément contiennent "Pian" ET ...

Attention :

    • les résultats affichés dépendent de l'année dans laquelle
    • la recherche et les filtres ne prennent pas en compte les caractères spéciaux (/,-,*, etc...) : si vous avez un caractère spécial remplacez le par un espace
      • Pour rechercher REF-PART saisissez REF PART ou ref part
    • soyez précis pour éliminer les enregistrements que vous ne souhaitez pas
    • le contenu du champs de recherche est mémorisé même lorsque vous changez de liste. Pensez à l'effacer ou réinitialiser la liste
  • No labels