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Comment clôturer une année scolaire ?

 

Principe général


Le changement d'année signifie :

  • Faire la la validation des enseignements de l'année
  • Réinscrire les élèves de l'école en créant des enseignements pour la prochaine année scolaire
  • Inscrire les nouveaux élèves
  • Archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits

Pour faire ces différentes opérations, vous pouvez le faire  :

Méthodes possibles

Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…qui peuvent être panachées.

Méthode individuelle (par élève)

Vous mettez à jour manuellement la fiche de chaque élève depuis la vue famille :

  • Mettre des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent,
  • Ajouter des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante

Nota : Pour chaque enseignement suivi par l'élève dans l'année en cours, les cases à cocher Acquis (Suivi des enseignements) et Se réinscrit doivent être correctement renseignées.

Méthode semi-automatique

Pour la réinscription d'un élève :

  • Avec l'option Inscription en ligne :
    • Pour les élèves se réinscrivant en ligne :
      • la case "Se réinscrit" est mise à jour automatiquement pour chaque chaque enseignement par l'élève lors de la validation de l'inscription en ligne
      • un enseignement sera créé automatiquement en fonction de la case acquis du suivi pédagogique
    • Pour ceux que vous réinscrivez manuellement, voir la méthode individuelle ci-dessus.
    • Vous devrez alors lancer une mise à jour des cycles quand vous aurez fini les évaluations mais avant le changement d'année.
  • Avec l'outil de Réinscription / Mise à jour des cycles
    • Le logiciel créera automatiquement un enseignement pour la rentrée en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit"
    • Si l'élève se réinscrit à un enseignement qui n'a pas de cycle ou d'année, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine.

Nota : Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le bouton "Actions" puis modification en masse

Méthode de la "remise à zéro" (A ne pas utiliser si vous utiliser l'inscription en ligne)

Il est possible d'archiver l'ensemble des élèves afin de repartir sur une base complètement vide.

Attention : cette méthode ne doit pas être utilisée si votre structure utilise l'inscription en ligne, car le logiciel ne trouvera personne lorsque l'on lancera les réinscriptions.

Une fois les élèves archivés, à l'inscription:

1/ On retrouve l'élève par le menu "Répertoire  > Vue famille" en effectuant une recherche

2/ On complète la page avec les enseignements pour la rentrée

3/ On retire les dates de fin à la fonction "Élève" (et "Adhérent" si association) et à la facturation. Celles qui ont été mises lors de l'archivage. Ou on recrée des lignes.


En résumé


Voici les différentes étapes pour passer le logiciel à l'année suivante:

1/ Faire la validation des enseignements en fin d'année scolaire dès que possible, car cela permet pour vous et pour le logiciel de savoir dans quel niveau placer l'élève l'année suivante

2/ Faire un ou plusieurs passage(s) des cycles jusqu'en septembre afin de créer les lignes d'enseignements pour l'année prochaine qui sont synonymes d'inscription définitive de l'élève.

A noter que :

  • Vous pouvez aussi ajuster manuellement les enseignements dans les fiches élèves, pour la nouvelle année
  • Si vous bénéficiez de l'option Pré-Inscription en ligne, lorsque vous validez la réinscription de l'élève pour un enseignement, un enseignement est automatiquement créé pour la nouvelle année en fonction de l'état de la case "Acquis" :
    • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
    • Sinon il restera au même niveau

3/ Archiver les élèves quand vous pensez que vous êtes au bout de vos inscriptions ou quand vous le souhaitez. Attention lors de l'archivage, il est important de bien vérifier l'année scolaire et la date d'archivage.


Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Aides associées

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