L'outil de mise à jour des cycles permet de :

• Réinscrire des élèves aux enseignements déjà suivis en créant automatiquement une ligne d'enseignement pour l'année prochaine en fonction de la case "Se réinscrit" et en fonction de la case "Acquis" (Validation de l'année) et  qui sont disponible dans :
  • la fiche individuelle de l'élève
  • la vue famille
  • la liste "Suivi pédagogique"/"Validation par enseignement" pour pouvoir modifier ces cases en masse
    
• Corriger des enseignements sur lesquels vous avez fait des erreurs ou les enseignements qui ont été créés automatiquement par l'inscription alors que le suivi pédagogique n'a pas été fait.

L'objectif de cet outil est de vous faire gagner du temps en ce qui concerne la majorité des élèves, mais comme il ne peut pas forcément répondre à tous les cas particuliers, vous devrez alors faire des mises à jour manuelle directement dans la fiche de l'élève ou la vue famille lors de l'inscription définitive.

Fonctionnement

On se rend dans le menu "Répertoire > Personnes", dans la liste des élèves. On coche un, plusieurs, ou l'ensemble des élèves. Puis on clique sur le bouton "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, menu "Mise à jour des cycles".

Vous devez choisir l'option de mise à jour en fonction de votre situation.

Vous pouvez lancer la mise à jour des cycles autant de fois que vous le souhaitez en choisissant bien la bonne option de mise à jour.

Nous vous conseillons toutefois de la lancer une fois lorsque que vous avez validé les enseignements pour l’ensemble de vos élèves.

Les options de mise à jour des cycles

Lors du passage de cycle la solution 1 est cochée par défaut, mais vous pouvez choisir les 2 autres options en fonction de votre fonctionne et/ou si vous avez des corrections à apporter.

Il est nécessaire d'effectuer la validation des enseignements avant de lancer la mise à jour des cycles.

• Solution 1 (Solution par défaut) : Elle permet de créer automatiquement des enseignements pour la rentrée prochaine sans toucher aux nouveaux enseignements
  Elle est recommandée pour les établissements qui n'ont pas l'option Inscription en ligne.
  
  • Le logiciel :
    • Créera des enseignements pour l'année N+1 en fonction des cases "Se réinscrit"  et "Acquis"
      • Un élève suit un enseignement et a acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le niveau supérieur (cycle/année)
      • Un élève suit un enseignement et n'a pas acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement en gardant le même niveau
    • Ne modifiera pas ceux qui ont été créés pour l'année N+1.
      • Un enseignement a été créé manuellement pour un élève, ou vous avez déjà lancé une ou plusieurs fois la mise à jour des cycles, le passage n'entraîne pas de modification des enseignements créés au préalable.
  • Exemples :

• Solution 2 (Expert) : Elle permet de créer les enseignements pour la rentrée prochaine ET de corriger des erreurs.
  Cette solution est recommandée pour les établissements qui ont lancé l'option Inscription en ligne.
  • Le logiciel :
    
    • Créera les enseignements pour l'année N+1 en fonction des cases "Se réinscrit" et "Acquis".
      • Un élève suit un enseignement et a acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le niveau supérieur (cycle/année).

      • Un élève suit un enseignement et n'a pas acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le même niveau.

    • Corrigera les enseignements qui avaient déjà été crées pour l'année N+1 (manuellement depuis la fiche élève ou la vue famille ou automatiquement par l'Inscription en ligne ou par un précédent lancement de l’outil) en fonction des cases "Se réinscrit" et "Acquis" alors que le suivi pédagogique n'avait pas été finalisé ou comportait des erreurs
      • Permet de corriger des enseignements pour lesquels le suivi pédagogique n'avait pas été finalisé ou comportait des erreurs.
    • Un nouvel enseignement a été créé pour un élève, le passage n'entraîne pas de modification de l'enseignement créé au préalable.
      • Ne modifiera pas les nouveaux enseignements que vous avez créés manuellement (un nouvel enseignement est un enseignement qui n'était pas suivi l'année précédente).
  • Exemples : 

• Solution 3 (expert) : cette solution efface entièrement tous les enseignements qui avaient été enregistrés pour l'année N+1 puis permet de créer des enseignements pour l'année N+1 en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit"
  
  

TABLEAU RÉCAPITULATIF :

Comportement

Pour les élèves sélectionnés, le logiciel va créer automatiquement pour chaque enseignement de l'année en cours, un enseignement pour l'année suivante si la case "Se ré-inscrit" est cochée.

L'année et le niveau de l'enseignement seront déterminés en fonction de la case "Acquis" :

• Si la case "Acquis" est cochée, le logiciel créera un enseignement avec le niveau supérieur
  
• Si la case "Acquis" n'est pas cochée, le logiciel créera un enseignement avec le même niveau
  

Exemples :

• L'élève est en Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 2
  • Cas 1 : l'élève se réinscrit et a validé son année => le logiciel créera alors automatiquement un enseignement pour l'année suivante au niveau au dessus : Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 3
  • Cas 2 : l'élève se réinscrit et n'a pas validé son année => le logiciel créera alors automatiquement un enseignement pour l'année suivante au même niveau : Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 2
• L'élève suivi un enseignement sans cursus (pas de cycle) comme orchestre junior => il n'est pas nécessaire de cocher la case Acquis. Le logiciel reprendra à l'identique le même enseignement : Orchestre junior
  

Nota : Il est possible de faire le passage des cycles autant de fois qu'on le souhaite en fonction de l'avancement de vos inscriptions. Par défaut, le logiciel va remettre à jour tous les enseignements à chaque lancement du passage de cycle en fonction de la mise jour de votre suivi pédagogique.

Si vous n'êtes pas sûr d'avoir fait le passage de cycle pour tous, nous vous conseillons de relancer un passage de cycle sur l'ensemble de vos élèves juste avant la date de la rentrée scolaire que vous avez défini dans Configuration/Préférence/date de début d'activité. Si vous avez basculé d'année scolaire, il vous suffira de revenir sur l'année scolaire précédente pour lancer le processus.

Exemple :

• Fin juin une partie des élèves s'est déjà réinscrit (La case se réinscrit est cochée), vous avez fait partiellement le suivi pédagogique pour certains enseignements => Vous pouvez lancer le passage de cycle pour ces enseignements. Le logiciel va créer automatiquement un nouvel enseignement pour la rentrée en fonction de l'état de la case Acquis de chaque enseignement :
  • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
  • Sinon il restera au même niveau
• Mi juillet vous avez fait le suivi pédagogique pour de nouveaux enseignement, vous pouvez relancer le même processus pour ceux qui se sont réinscrits entre temps.
  
  • Si des élèves avaient été réinscrits lors du premier lancement du passage de cycle alors que vous n'aviez pas fait le suivi pédagogique, le logiciel avec corriger l'enseignement pour la rentrée.
• Etc....