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Comment réinscrire les élèves avec l'outil de mise à jour des cycles ?

 

A relire et finir


L'outil de mise à jour des cycles permet de :

  • Réinscrire des élèves aux enseignements déjà suivis en créant automatiquement une ligne d'enseignement pour l'année prochaine en fonction de la case "Se réinscrit" et en fonction de la case "Acquis" (Validation de l'année) et  qui sont disponible dans :
    • la fiche individuelle de l'élève
    • la vue famille
    • la liste "Suivi pédagogique"/"Validation par enseignement" pour pouvoir modifier ces cases en masse
  • Corriger des enseignements sur lesquels vous avez fait des erreurs ou les enseignements qui ont été créés automatiquement par l'inscription alors que le suivi pédagogique n'a pas été fait.

Attention cette procédure ne s'applique pas si vous utilisez la Pré-inscription en ligne

Lors de la validation des inscriptions en ligne, le logiciel créera automatiquement la ligne d'enseignement pour l'année prochaine en fonction de la cas "Acquis" dans le suivi pédagogique. 
Si vous n'avez pas validé les enseignements avant la validation de l'inscription en ligne, vous devrez alors faire la mise à jour des cycles pour que vos élèves suivent le cours correspondant à l'année n+1

Fonctionnement

On se rend dans le menu "Répertoire > Personnes", dans la liste des élèves. On coche un, plusieurs, ou l'ensemble des élèves. Puis on clique sur le bouton "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, menu "Mise à jour des cycles".

Vous devez choisir l'option de mise à jour en fonction de votre situation.

Les options de mise à jour des cycles

Lors du passage de cycle la solution 2 est cochée par défaut, mais vous pouvez choisir les 2 autres options en fonction de votre fonctionne et/ou si vous avez des corrections à apporter.

Il est nécessaire d'effectuer la validation des enseignements avant de lancer la mise à jour des cycles.

        • Un élève suit un enseignement et a acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le niveau supérieur (cycle/année)
        • Un élève suit un enseignement et n'a pas acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement en gardant le même niveau
        • Un enseignement a été créé manuellement pour un élève, le passage n'entraîne pas de modification de l'enseignement créé au préalable.
    • Exemples :
Année scolaire NAnnée scolaire N+1
ActionEnseignement année NCase à cocher acquisSe réinscritEnseignement année N+1
Lancement 1er passage de cycle avec Solution1 avec validation partiel du suivi pédagogique



Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1Clarinette Cycle 1, Année 1
Hautbois Cycle 2, Année 2
Non acquis (erreur ou suivi pédagogique non effectué)OuiHautbois Cycle 2, Année 2

Lancement d'un nouveau passage de cycle avec Solution1 après :

  • création d'un nouvel enseignement
  • validation du suivi pédagogique pour de nouveaux enseignements
Trompette Cycle 1, Année 1Acquis (Correction au lieu de non acquis)OuiTrompette Cycle 1, Année 1 => le logiciel ne fait aucune correction (Voir Solution 2)
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2 (Aucun changement)
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1Clarinette Cycle 1, Année 1 (Aucun changement)
Hautbois Cycle 2, Année 2
Acquis (Correction)
Oui

Hautbois Cycle 2, Année 2

=> le logiciel ne fait aucune correction (Voir Solution 2)


        • Un élève suit un enseignement et a acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le niveau supérieur (cycle/année).
        • Un élève suit un enseignement et n'a pas acquis son année, le logiciel créera automatiquement un enseignement avec le même niveau.

      • Corrigera les alors que   (Manuellement depuis la fiche élève ou la vue famille ou Automatiquement par l'Inscription en ligne ou par un précédent lancement de l’outil)
        • Un nouvel enseignement a été créé pour un élève, le passage n'entraîne pas de modification de l'enseignement créé au préalable.
      • n nouvel enseignement est un enseignement qui n'était pas suivi l'année précédente).
    • Exemples : 
Année scolaire NAnnée scolaire N+1
ActionEnseignement année NCase à cocher acquisSe réinscritEnseignement année N+1
Lancement 1er passage de cycle avec Solution1 avec validation partiel du suivi pédagogique



Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1Clarinette Cycle 1, Année 1
Hautbois Cycle 2, Année 2
Non acquis (erreur ou suivi pédagogique non effectué)OuiHautbois Cycle 2, Année 2

Lancement d'un nouveau passage de cycle avec Solution1 après :

  • création d'un nouvel enseignement
  • validation du suivi pédagogique pour de nouveaux enseignements
Trompette Cycle 1, Année 1Acquis (Correction au lieu de non acquis)OuiTrompette Cycle 1, Année 2 => le logiciel a fait la correction
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2 (Aucun changement)
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1Clarinette Cycle 1, Année 1 (Aucun changement)
Hautbois Cycle 2, Année 2
Acquis (Correction)
Oui

Hautbois Cycle 2, Année 3

=> le logiciel a fait la correction


    • Exemple : 
      • Les enseignements sont créés automatiquement pour l'année n+1 en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit".
Année scolaire NAnnée scolaire N+1
ActionEnseignement année NCase à cocher acquisSe réinscritEnseignement année N+1
Lancement 1er passage de cycle avec Solution1 avec validation partiel du suivi pédagogique



Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1Clarinette Cycle 1, Année 1
Hautbois Cycle 2, Année 2
Non acquis (erreur ou suivi pédagogique non effectué)OuiHautbois Cycle 2, Année 2

Lancement d'un nouveau passage de cycle avec Solution1 après :

  • création d'un nouvel enseignement
  • validation du suivi pédagogique pour de nouveaux enseignements
Trompette Cycle 1, Année 1Acquis (Correction au lieu de non acquis)OuiTrompette Cycle 1, Année 2 => le logiciel a fait la correction
Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2 (Aucun changement)
Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNon
L'élève ne suivait cet enseignement qui a été ajouté manuellement pour l'année N+1

Clarinette Cycle 1, Année 1 => Suppression

Hautbois Cycle 2, Année 2
Acquis (Correction)
Oui

Hautbois Cycle 2, Année 3

=> le logiciel a fait la correction





Inscription en ligne & Mise à jour des cycles

Si vous bénéficiez de l'option Pré-inscription en ligne, lorsque vous validez la réinscription de l'élève pour un enseignement, un enseignement est automatiquement créé pour la nouvelle année en fonction de l'état de la case "Acquis" dans le suivi pédagogique :

  • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
  • Sinon il restera au même niveau

Si vous n'avez pas validé les enseignements avant la validation de l'inscription en ligne, vous pouvez :

  • Modifier manuellement les enseignements pour la nouvelle année
  • Lancer l'outil de mise à jour des cycles après validation des enseignements ce qui mettra à jour les enseignements pour l'année suivante. Vous pouvez le faire :
    • à tout moment
    • lorsque vous avez fini de faire le suivi pédagogique de l'ensemble de vos élèves


TABLEAU RÉCAPITULATIF :


Année scolaire NAnnée scolaire N+1
Lancement 1er passage de cycleEnseignement année NCase à cocher acquisSe réinscritEnseignement année N+1
Solution1 (simple)Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1

Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2

Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNonTrompette Cycle 1, Année 1





Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1

Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2

Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNonTrompette Cycle 1, Année 1

L'enseignements acquis après le passage à l'année suivante sera modifié s'il y a eu une correction avant la prochain  passage à l'année suivante





Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisOuiTrompette Cycle 1, Année 1

Trompette Cycle 1, Année 1AcquisOuiTrompette Cycle 1, Année 2

Trompette Cycle 1, Année 1Non acquisNonTrompette Cycle 1, Année 1

L'enseignement ajouté à la main pour l'année N+1 sera supprimé

Comportement

Pour les élèves sélectionnés, le logiciel va créer automatiquement pour chaque enseignement de l'année en cours, un enseignement pour l'année suivante si la case "Se ré-inscrit" est cochée.

L'année et le niveau de l'enseignement seront déterminés en fonction de la case "Acquis" :

  • Si la case "Acquis" est cochée, le logiciel créera un enseignement avec le niveau supérieur
  • Si la case "Acquis" n'est pas cochée, le logiciel créera un enseignement avec le même niveau

Exemples :

  • L'élève est en Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 2
    • Cas 1 : l'élève se réinscrit et a validé son année => le logiciel créera alors automatiquement un enseignement pour l'année suivante au niveau au dessus : Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 3
    • Cas 2 : l'élève se réinscrit et n'a pas validé son année => le logiciel créera alors automatiquement un enseignement pour l'année suivante au même niveau : Formation instrumentale/Trompette/Cycle 1 /Année 2
  • L'élève suivi un enseignement sans cursus (pas de cycle) comme orchestre junior => il n'est pas nécessaire de cocher la case Acquis. Le logiciel reprendra à l'identique le même enseignement : Orchestre junior

Nota : Il est possible de faire le passage des cycles autant de fois qu'on le souhaite en fonction de l'avancement de vos inscriptions. Par défaut, le logiciel va remettre à jour tous les enseignements à chaque lancement du passage de cycle en fonction de la mise jour de votre suivi pédagogique.

Si vous n'êtes pas sûr d'avoir fait le passage de cycle pour tous, nous vous conseillons de relancer un passage de cycle sur l'ensemble de vos élèves juste avant la date de la rentrée scolaire que vous avez défini dans Configuration/Préférence/date de début d'activité. Si vous avez basculé d'année scolaire, il vous suffira de revenir sur l'année scolaire précédente pour lancer le processus.

Exemple :

  • Fin juin une partie des élèves s'est déjà réinscrit (La case se réinscrit est cochée), vous avez fait partiellement le suivi pédagogique pour certains enseignements => Vous pouvez lancer le passage de cycle pour ces enseignements. Le logiciel va créer automatiquement un nouvel enseignement pour la rentrée en fonction de l'état de la case Acquis de chaque enseignement :
    • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
    • Sinon il restera au même niveau
  • Mi juillet vous avez fait le suivi pédagogique pour de nouveaux enseignement, vous pouvez relancer le même processus pour ceux qui se sont réinscrits entre temps.
    • Si des élèves avaient été réinscrits lors du premier lancement du passage de cycle alors que vous n'aviez pas fait le suivi pédagogique, le logiciel avec corriger l'enseignement pour la rentrée.
  • Etc....


Si vous bénéficiez de l'option Pré-Inscription en ligne, lorsque vous validez la réinscription de l'élève pour un enseignement, un enseignement est automatiquement créé pour la nouvelle année en fonction de l'état de la case "Acquis" :

  • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
  • Sinon il restera au même niveau

Si vous n'avez pas validé les enseignements avant la validation de l'inscription en ligne, vous pouvez :

  • Modifier manuellement les enseignements pour la nouvelle année
  • Lancer l'outil de mise à jour des cycles après validation des enseignements ce qui mettra à jour les enseignements pour l'année suivante.Vous pouvez le faire :
    • à tout moment
    • lorsque vous avez fini de faire le suivi pédagogique de l'ensemble de vos élèves





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