Principe général

Le changement d'année signifie :

• Faire la la validation des enseignements de l'année
• Réinscrire les élèves de l'école
• Inscrire les nouveaux élèves
• Archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits

En fin d'année, un élève peut :

• Soit quitter l'établissement. On procèdera alors à un archivage.
• Soit se réinscrire. On ajoutera alors des enseignements pour l'année prochaine. Ou, à défaut, on cochera la case "Se réinscrit" en face des enseignements souhaités de l'année en cours.

Ces opérations peuvent être réalisées :

• Individuellement par élève. L'avantage étant que le logiciel fera exactement ce que vous souhaitez.
• Automatiquement sur plusieurs élèves, afin de gagner du temps, en utilisant les outils ci-dessous proposés par le logiciel :
  
  • L'outil de pré-inscriptions en ligne
  • L'outil de mise à jour des cycles
  • L'outil d'archivage automatique dans les listes

Ainsi, dans la liste des élèves, lorsque l'on coche un élève, on trouvera dans les actions:

• Archiver: qui mettra une date de fin aux fonctions et à la facturation
• Mise à jour des cycles: qui aidera à la création d'enseignements pour l'année prochaine, donc à la réinscription de l'élève

L'outil de pré-inscription permet de gagner du temps dans l'ensemble car les familles peuvent

• Contrôler / remplir elles-mêmes leur dossier
• Indiquer elles-mêmes qui se réinscrit et qui arrête un enseignement
• Inscrire un élève à un nouvel enseignement

Méthodes possibles

Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…

Méthode manuelle

Il est possible de gérer l'ensemble des inscriptions manuellement. En utilisant simplement la vue famille. En mettant des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent, et en ajoutant des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante.

Méthode semi-automatique

Si on coche la case "Se réinscrit" en face de l'un des enseignements suivis par un élève, on pourra ensuite utiliser l'outil de mise à jour des cycles pour que le logiciel crée une ligne d'enseignement pour l'année prochaine.

Si l'enseignement n'a pas de cycles ou d'années, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine. S'il y a des cycles et des années, alors il sera nécessaire de cocher la case "Acquis" pour que le logiciel crée une ligne au niveau supérieur l'année prochaine.

Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le bouton "Actions".

Dans le cadre des pré-inscriptions en ligne, la case "Se réinscrit" ne sera pas à modifier car ce sont les familles qui indiqueront cela lors de leur inscription, et la case viendra se cocher si l'élève revient et que l'administration a accepté l'inscription.

Méthode de la "remise à zéro"

Il est possible d'archiver l'ensemble des élèves afin de repartir sur une base complètement vide. Cette méthode n'est pas recommandée pour les structures ayant souscrits à l'inscription en ligne, car le logiciel ne trouvera personne lorsque l'on lancera les réinscriptions.

Une fois les élèves archivés, à l'inscription:

1/ On retrouve l'élève par le menu "Répertoire  > Vue famille" en effectuant une recherche

2/ On complète la page avec les enseignements pour la rentrée

3/ On retire les dates de fin à la fonction "Elève" (et "Adhérent" si association) et à la facturation. Celles qui ont été mises lors de l'archivage. Ou on recrée des lignes.

En résumé

Voici les différentes étapes pour passer le logiciel à l'année suivante:

1/ Faire la validation des enseignements en fin d'année scolaire dès que possible, car cela permet pour vous et pour le logiciel de savoir dans quel niveau placer l'élève l'année suivante

2/ Faire un ou plusieurs passage(s) des cycles jusqu'en septembre afin de créer les lignes d'enseignements pour l'année prochaine qui sont synonymes d'inscription définitive de l'élève.

A noter que :

• Vous pouvez aussi ajuster manuellement les enseignements dans les fiches élèves, pour la nouvelle année
• Si vous bénéficiez de l'option Pré-Inscription en ligne, lorsque vous validez la réinscription de l'élève pour un enseignement, un enseignement est automatiquement créé pour la nouvelle année en fonction de l'état de la case "Acquis" :
  • Si l'élève a validé son enseignement, il sera automatiquement réinscrit au niveau au dessus
  • Sinon il restera au même niveau

3/ Archiver les élèves quand vous pensez que vous êtes au bout de vos inscriptions ou quand vous le souhaitez. Attention lors de l'archivage, il est important de bien vérifier l'année scolaire et la date d'archivage.