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Comment paramétrer les préférences logiciel ?

 

Paramètres généraux

La date de début de saison d’activité joue un rôle important sur l’ensemble du logiciel, car elle définit quand commence chaque année, et quand elle se termine. Ainsi, si j’indique « 1er Septembre », cela signifie que tous les évènements de l’année seront compris entre le 1er Septembre et le 31 Août.

Les dates de début et de fin des cours permet de définir la période qui sera utilisée par défaut dans l’agenda quand vous créez un cours. Cela évite, pour chaque cours que vous avez dans la semaine, de dire qu’il se répète de septembre jusqu’à fin juin. Bien-sûr, ce ne sont que des valeurs par défaut, qu’il sera possible de modifier individuellement par la suite. Donc, cela doit simplement être le reflet de la majorité de vos cours.


SPECIFICITES ASSOCIATIONS AYANT LA VERSION SCHOOL
L’option « Les élèves sont également adhérents de l’association » peut vous permettre de gagner du temps. En cochant la case, le logiciel ajoutera automatiquement une ligne « Adhérent » dans les fonctions de l’élève. Cela fait donc une ligne en moins à renseigner.


 

 

Site internet

La section « Site internet » permet d’indiquer l’adresse principale de votre site web. Cela peut être un site externe, propre à votre structure, ou le site fourni avec votre offre Opentalent. Dont il est possible de modifier l'adresse afin qu'elle soit à votre image.

Elle permet aussi de préciser si on préfère que les logos des donateurs/partenaires soient côte à côte, ou en mode « défilement automatique ». sur le site (Opentalent) qui vous est fourni avec le logiciel. Les partenaires et leurs logos sont gérés dans le menu « Partenariats et dons ».

 

Compte super-admin

Le « compte super-admin » est celui dont le nom d’utilisateur commence par « admin… ». C’est un compte qui vous est fourni au tout début, afin de vous permettre d’accéder pour la première fois au logiciel. Mais il n’est pas recommandé d’utiliser ce compte au quotidien. En effet, même s’il permet d’accéder à toutes les fonctionnalités à première vue, ce compte est soumis à des limitations. Comme il ne correspond à aucune fiche, ce compte n’a pas tous les menus et toutes les options que le logiciel met en place avec un compte personnel. Par exemple, vous ne pouvez pas donner votre présence aux évènements, puisque ce compte ne peut pas être invité. Egalement, suivant votre fonction, le logiciel adapte la page d’accueil pour correspondre à vos besoins. Et vous avez accès à votre profil et pleins d’autres fonctionnalités. Un autre exemple serait les listes personnalisées qui sont spécifiques à chaque compte. Vous avez ainsi vos propres listes, votre propre espace de travail numérique. Attention, ce compte possède tout de même un accès global au logiciel. Il est donc important de le garder confidentiel, et de bien réfléchir à qui vous donnez ces identifiants. Vous ne pouvez pas changer le mot-de-passe à tout moment. Ce changement doit passer par une requête auprès de notre assistance, et l’intervention d’un technicien.

[SPECIFICITES CMF] Les membres du réseau CMF peuvent demander à leur fédération de générer un nouveau mot-de-passe. Opération que les fédérations peuvent réaliser elles-même dans leur compte Opentalent.

[SPECIFICITES ASSOCIATIONS] L’option « Afficher la liste des adhérents et leurs coordonnées » permettra à vos adhérents d’accéder à une liste spéciale quand ils se connectent avec leur compte Opentalent. Veuillez noter que les coordonnées ne sont pas nécessairement affichées en réalité. En effet, dans la fiche de chaque personne, vous pouvez modifier les options de confidentialités, et indiquer si vous souhaitez que ces coordonnées apparaissent ou non.

[SPECIFICITES DE LA VERSION SCHOOL] La date de saison financière permet de déterminer votre période comptable. Cela peut avoir une influence au moment de la facturation. Par exemple, si vous mettez une saison financière au « 1er Janvier », le premier trimestre sera donc de janvier à mars. Dans le menu « Facturation > Edition des factures », le logiciel vous propose de facturer pour une année donnée. Cette année dépend du jour actuel, mais aussi de cette saison financière.

 

Suivi pédagogique

L’option « Contrôle et validation du suivi pédagogique » permet un contrôle renforcé. Cela touche deux aspects:

  • Les périodes de saisies, qui doivent être indiquées dans le menu « Suivi pédagogique > Périodes de saisie ». Ce sont les périodes durant lesquelles les professeurs peuvent rentrer les évaluations. Ces périodes peuvent être affinées par professeur, ou par enseignement. Ainsi, on peut indiquer des périodes différentes pour la formation instrumentale et pour la formation musicale, par exemple. Pour les structures qui ne sont pas nécessairement intéressées par cet aspect, il est aussi possible de d’indiquer une période du « 1er Septembre au 31 Juin » afin de donner un accès continu tout au long de l’année. Veuillez noter que si l’option de validation est cochée, il faudra nécessairement indiquer des périodes.
  • La validation des évaluations, qui est gérée par le menu « Suivi pédagogique > Validation par évaluation ». Ce menu peut être utilisé dans tous les cas pour avoir une vision globale des évaluations, et éventuellement leur apporter des corrections. Mais si vous cochez l’option de validation, les évaluations n’apparaîtront pas sur le bulletin tant qu’elles n’auront pas été validées au préalable. De plus, les évaluations validées ne pourront plus être modifiées par le professeur. S’il souhaite apporter des changements, l’administration (notamment le directeur) possède les droits suffisants, ou vous pouvez annuler la validation pour que le professeur puisse corriger lui-même.

Il est également possible de préciser si l’on souhaite que les critères de notation (suivi pédagogique) puissent être modifiés par l’administration et les professeurs, ou uniquement par l’administration. Etant donné que la liste est commune à tous les enseignements, il y a un risque qu’un professeur supprime un critère qu’il ne juge pas utile, causant ainsi une perte de données dans le suivi pédagogique des autres professeurs. C’est pour cela qu’il est recommandé en général d’autoriser uniquement l’administration à faire des modifications.

 

Zone de résidence

La section « Zones de résidence » vous permet d’indiquer différentes zones. C’est une information que l’on renseignera dans la fiche élève, et qui est nécessaire quand on a une tarification de type « Commune/Hors commune » ou « Communauté de Communes/Hors CC ».


Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Demandes liées

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