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Comment archiver une ou plusieurs personnes ?

 

Dans le menu "Répertoire > Personnes", on se rend dans la liste où se trouve la ou les personne(s) que l'on souhaite archiver.

On coche ces personnes tout à gauche, dans la première colonne.

On clique ensuite sur "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, puis "Archiver".


Dans la fenêtre qui s'affiche, on prend soin d'archiver la personne dans la bonne année et à la bonne date. En remplissant correctement les informations demandées.


Il est possible de cliquer sur le bouton "Compte-rendu" pour avoir un bilan de ce que va faire le logiciel. Ou l'on peut directement passer à l'archivage en cliquant sur le bouton "Archiver".


Information générale

Archiver une personne consiste à mettre une date de fin à ses fonctions. C'est ce que fera le logiciel. Il suffira de retirer les dates de fin, ou d'ajouter de nouvelles fonctions à la personne pour qu'elle soit réintégrée.

SPÉCIFICITÉS SCHOOL

Le logiciel mettra une date de fin à la fonction d'élève, mais aussi à la facturation.

Également, le logiciel refusera d'archiver les élèves ayant des enseignements pour l'année suivante, ou ayant la case "Se ré-inscrit" de cochée pour au moins l'un des enseignements de l'année en cours. Mais il est d'autant plus important de bien vérifier la date d'archivage et l'année dans laquelle on est placé. Si on est à la rentrée, on se place dans l'année précédente pour que le logiciel vérifie bien qu'il n'y ait pas d'enseignements pour l'année suivante (autrement dit l'année en cours puisque l'archivage doit être fait en fin d'année scolaire). Et ce qui est important, c'est donc de savoir qui sera inscrit l'année prochaine.

SPÉCIFICITÉS SCHOOL

Attention si vous devez continuer à facturer des élèves qui ont quitté l'école :

  •  Si vous passez par la fonction "Archiver" vous devrez aller dans les fiches des élèves concernés pour effacer les dates de fin pour les différents produits qui doivent être facturés, ou mettre une date de fin correspondante au dernier jour de la période que vous souhaitez facturer.
  • Une autre solution consiste à ne pas passer par la fonction "Archiver" mais de passer par la fiche de chaque élève pour indiquer les dates de fin que vous souhaitez à chaque rôle pour qu'ils n'apparaissent plus dans la liste des élèves. Par contre au niveau des produits de chaque élève, vous devrez mettre une date de fin correspondante au dernier jour de la période que vous souhaitez facturer.
  • Exemples :
    • Vous faites une facturation mensuelle
      • Un élève arrête les cours le 2 novembre mais il doit payer les cours jusqu'à la fin de l'année (juin)
      • la date de fin de facturation pour les produits concernés est alors le 30 juin
    • Vous faites une facturation trimestrielle
      • Un élève arrête les cours le 2 novembre mais il doit payer les cours jusqu'à la fin du trimestre
      • la date de fin de facturation pour les produits concernés est alors le 30 novembre




Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Demandes liées