Le logiciel intègre la gestion des invitations à un évènement. Cette fonctionnalité permet de prévoir qui sera présent ou absent, en permettant aux gens de répondre, ou en indiquant soi-même les réponses.

Il y a trois étapes dans la gestion des invitations :

1. L’envoi de mails d’invitation (facultatif)
2. La gestion des réponses
3. La consultation du bilan des invitations

Toutes ces actions sont disponibles dans le menu « Agenda », en cliquant sur l’évènement concerné.

Quand on clique sur le bouton « Inviter les participants”, un email est envoyé automatiquement. Si le destinataire possède un compte dans votre structure, alors un lien sera affiché dans le mail, lui permettant ainsi de répondre à l’invitation sur son espace en ligne. Si le destinataire ne possède pas de compte, il sera invité à vous répondre par mail. Les réponses seront envoyées à l’adresse mail de votre structure, indiquée dans le menu « Configuration > Fiche de la structure ».

Quand on clique sur « Réponses invitation », le logiciel affiche la liste des participants, avec leurs réponses. Les icônes en forme de « pouces », dans la première colonne, permettent d’indiquer soi-même si la personne participera ou non. On notera que la présence du bouton « Relancer les invitations » en haut à droite, qui renverra par mail les invitations, mais seulement à ceux qui n’ont pas encore répondu.

Quand on clique sur « Bilan des invitations », le logiciel affiche une fenêtre qui reprend l’ensemble des réponses, avec un regroupement par activité. Ce qui peut s’avérer utile lors de l’organisation d’un concert/spectacle. Attention, l’utilisation des activités n’est pas recommandée dans les versions School. Veuillez vous référer à la section « Configuration > Sections ».

Répondre à une invitation

• Si l'invitation est reçue par le participant lui-même et qu'il a un compte internet activé, en cliquant sur le lien indiqué dans le mail il pourra répondre présent ou non.
• Si l'invitation est reçue par le tuteur du participant et que celui-ci n'a pas de compte internet activé, il lui faudra se connecter à son compte et basculer sur la fiche du participant. Dans "mes invitations", il sera alors possible de répondre à l'invitation.