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Comment clôturer une année scolaire ?

 

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Voici les différentes étapes pour passer le logiciel à l'année suivante:

1/ Faire la validation des enseignements en fin d'année scolaire

2/ Faire un ou plusieurs passage(s) des cycles jusqu'en septembre. Ou ajouter manuellement les enseignements dans les fiches élèves, pour la nouvelle année;

3/ Archiver les élèves quand vous pensez que vous êtes au bout de vos inscriptions ou quand vous le souhaitez

Principe général


Le changement d'année signifie :

  • Faire la validation des enseignements de l'année
  • Réinscrire les élèves de l'école en créant des enseignements pour la prochaine année scolaire
  • Inscrire les nouveaux élèves
  • Archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits

Vous pouvez retrouver la liste des inscrits à la rentrée prochaine en allant dans le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions".

Pour faire ces différentes opérations, vous pouvez le faire  :



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Dans tous les cas, toutes ces opérations doivent être faites de préférence avant la date de "Début de saison d'activité" que vous trouverez dans le menu "Configuration/Préférences/Paramètres généraux".

Si vous souhaitez utiliser ces outils après cette date, vous devrez penser à revenir sur l'année précédente.


Méthodes possibles

Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…qui peuvent être panachées.

Méthode individuelle (par élève)

Vous mettez à jour manuellement la fiche de chaque élève depuis la vue famille :

  • Mettre des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent,
  • Ajouter des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante

Nota : Pour chaque enseignement suivi par l'élève dans l'année en cours, les cases à cocher "Acquis" et "Se réinscrit" (Suivi des enseignements) doivent être correctement renseignées.

Méthode semi-automatique

Pour la réinscription d'un élève :

  • Avec l'outil de Réinscription / Mise à jour des cycles
    • Le logiciel créera automatiquement un enseignement pour la rentrée en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit"
    • Si l'élève se réinscrit à un enseignement qui n'a pas de cycle ou d'année, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine.
  • Nota : Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le bouton "Actions" puis modification en masse.


  • Avec l'option Inscription en ligne :
    • Pour les élèves se réinscrivant en ligne :
      • la case "Se réinscrit" est mise à jour automatiquement pour chaque enseignement par l'élève lors de la validation de l'inscription en ligne
      • un enseignement sera créé automatiquement en fonction de la case acquis du suivi pédagogique
    • Pour ceux que vous réinscrivez manuellement, voir la méthode individuelle ci-dessus.
    • Vous devrez alors lancer une mise à jour des cycles quand vous aurez fini les évaluations mais avant le changement d'année.

Méthode de la "remise à zéro" (à ne pas utiliser si vous utilisez l'inscription en ligne)

Il est possible d'archiver l'ensemble des élèves afin de repartir sur une base complètement vide.

Attention : cette méthode ne doit pas être utilisée si votre structure utilise l'inscription en ligne, car le logiciel ne trouvera personne lorsque l'on lancera les réinscriptions.

Une fois les élèves archivés, à l'inscription:

1/ On retrouve l'élève par le menu "Répertoire  > Vue famille" en effectuant une recherche

2/ On complète la page avec les enseignements pour la rentrée

3/ On retire les dates de fin à la fonction "Élève" (et "Adhérent" si association) et à la facturation. Celles qui ont été mises lors de l'archivage. Ou on recrée des lignes.

Méthode assistée

Vous utilisez pour cela l'assistant de passage à l'année suivante.



Produits concernés

  •  Artist Standard
  •  Artist Premium
  •  School Standard
  •  School Premium
  •  Manager
  •  En option

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