Comment éditer des factures ?
Lorsqu’on est prêt à facturer, que la configuration est terminée, et que les personnes à facturer sont bien paramètrées. On se rend dans le menu « Edition des factures » pour lancer la facturation.
- La première étape est de définir la période concernée. Si on a une facturation annuelle, on choisit « Année scolaire ». Si on a une facturation trimestrielle, on choisit le trimestre concerné, exemple « 1er trimestre ». Juste en-dessous, le logiciel donnent les dates exactes, vis-à-vis de la période sélectionnée. Il est important de vérifier que cela correspond à la période souhaitée.
- La deuxième étape est de choisir les personnes à facturer. On utilisera alors le système de règles (décrit dans la section « Interface »), également utilisé dans l’agenda et dans le module de communication. La plupart du temps, on choisira « Dans ma structure > Elèves ». Ou « Dans ma structure > Adhérents » si vous souhaitez également sortir des factures contenant l’adhésion, pour les adhérents non élèves (membres du CA, simples adhérents…).
- Optionnellement, une case en bas de page permet de définir un message spécifique à cet édition. Dans la configuration, il est possible de définir un message en en-tête, et un en pied de page, pour l’ensemble des factures générées par le logiciel. Mais, grâce à cette case, il est possible d’ajouter un message qui n’apparaîtra qu’une seule fois.
- Enfin, on cliquera sur le bouton « Editer les factures pro forma » pour générer un aperçu des factures.
Dans la dernière étape de l'assistant, le logiciel propose de récupérer les factures pro-forma, et de générer les factures définitives si on valide. Le pro-forma est un mode "brouillon" très utile pour vérifier les factures avant de les générer.
Une case à cocher permet également d’indiquer si l’on souhaite générer un échéancier qui sera intégré à la facture.
Suivant le nombre de factures à générer, il se peut que le logiciel vous demande de patienter et vous notifiera par mail quand l’opération sera terminée. Les factures seront ensuite disponibles dans le menu « Facturation > Factures et avoirs ».
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
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