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Comment gérer les paramètres de facturation ?

 

Cette aide correspond au menu "Configuration > Facturation" du logiciel.


Informations générales


Le premier bloc « Informations générales » concerne toutes les structures. Il permet d’indiquer au logiciel comment il doit s’adapter à votre fonctionnement et se comporter. Les autres blocs sont des options d’automatisation, permettant de déléguer au logiciel la facturation de certains produits (adhésions et locations), ou le calcul automatique de certaines réductions (familles, étudiants…).

Dans le bloc « Informations générales »:

  • Il est important de saisir la périodicité, qui permet d’indiquer si l’on fonctionne en année (facture unique) ou en trimestre (3 factures à l’année).
  • On peut personnaliser la numérotation des factures et des avoirs, quand aucun des deux n’a encore été généré. Si vous avez déjà sorti une facture ou un avoir, ces champs ne sont plus modifiables, car en comptabilité les factures doivent avoir des numéros qui se suivent, et la numérotation a déjà débuté.
  • Il est conseillé de remplir l’en-tête et/ou le pied-de-page des factures. Le logiciel reprendra le logo de votre structure et toutes les informations de contact. Mais là, ce sont plutôt des zones de texte dans lesquels on indiquera notamment les conditions de règlement: modes de règlement acceptés, dates limite des paiements, ordre des chèques, conditions particulières…
  • Vous devez également préciser un écart minime qui vous permettra de solder une facture si la somme restant due est inférieure à ce montant.


Adhésions


Le bloc « Adhésions » permet d’automatiser la facturation d’une adhésion annuelle (individuelle, familiale…). Cela correspond aux structures ayant des adhérents, donc surtout les structures associatives. Pour que l’adhésion soit automatisée, les personnes concernées doivent avoir un rôle de « Adhérent » en plus de leur rôle général. Ainsi, par exemple, un élèves devra avoir deux lignes dans ses « fonctions et rôles ». Une ligne « Elève » et une ligne « Adhérent ». Quand il quittera la structure, on devra mettre une date de fin aux deux. A noter que le logiciel s’occupe de faire tout cela, quand on utilise la fonctionnalité « Archiver » depuis les listes.


Locations de matériel


Concernant les locations, soit on peut décider d’en faire un produit dans le menu « Facturation > Produits ». Soit on configure le bloc « Location de matériel » dans le menu « Configuration ». La différence est que le bloc « Location de matériel » est lié au « Parc matériel ». Il faut donc que tous les instruments soient saisis dans le logiciel, pour pouvoir ensuite les affecter à une personne. Si on configure la location en tant que simple produit, on peut l’appliquer à tout moment, sans aucun lien avec le « Parc matériel ». C’est plus souple, plus rapide, mais on a alors aucun suivi réel du matériel, et on perd une partie des fonctionnalités proposées par le logiciel (contrôles, maintenances, gestion de stocks…).


Quotient familial


Le bloc « Quotient familial » permet de créer des tranches, qui joueront un rôle sur le montant à payer. Ces tranches sont à indiquer dans la fiche des personnes facturées. Et les montants sont indiqués dans le menu « Facturation > Produits » lors de la création ou la modification d’un produit.


Réductions sur les produits


Le bloc « Réductions sur les produits » permet d’automatiser l’application de réductions. Il y a essentiellement 3 possibilités:

  • Un tarif « Enfant », que l’on opposera à un tarif « Adulte »
  • Des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’élèves dans la famille (adultes inclus)
  • Un mix des deux précédents choix, c’est-à-dire un tarif dégressif en fonction du nombre d’enfants, mais les adultes ont un tarif à part A noter qu’il est également possible de définir des tarifs spécifiques pour les étudiants, les chômeurs, et/ou les retraités. En fonction de ce que l’on veut, on sélectionnera:
  • Une « Règle de calculs des réductions » qui dépend du coût des activités, ou de l’ancienneté
  • Un « Ordre pour les adultes ». Si on choisit par exemple d’avoir une réduction en fonction du nombre d’élèves dans la famille, on peut faire le choix de dire que les adultes sont toujours en premier, ce qui permet de toujours leur appliquer le tarif plein.
  • Les critères permettant de désigner un adulte: Est-ce que cela dépend de l’âge ? Si oui, quel âge ? Est-ce que les étudiants doivent être mis à part et considérés comme des enfants tant qu’ils sont étudiants ? Il est important de noter que tout cela permet une automatisation des calculs par le logiciel. Mais si votre structure ne remplit pas les conditions, alors on n’utilisera pas ce système, on préfèrera créer les différents tarifs manuellement, en faisant plusieurs produits dans le menu « Facturation > Produits ». Exemple de produits: Cursus complet - Plein tarif, Cursus complet - 5%, Cursus complet -10%…


Réductions sur le montant global


Les « Réductions sur le montant global » ne sont que très rarement utilisées. Elles servent à gérer des réductions qui s’appliquent sur le total de la facture. Par exemple, j’applique 5% de réduction s’il y a deux membres de la même famille. La réduction s’appliquera sur la somme de tout ce que la famille a à régler. Attention, le logiciel effectue les calculs, et il n’est pas possible d’intervenir sur le montant final (pour arrondir par exemple). C’est pourquoi il est parfois plus intéressant d’utiliser les produits du menu « Facturation > Produits » plutôt que ce système. Notamment si la réduction ne doit pas s’appliquer à certaines choses comme les stages, des DVD, des billets… ou autres.


Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Demandes liées