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Cette page remplace les grilles tarifaires qui étaient anciennement utilisées. On y retrouve l'ensemble des réductions et des préférences de facturation de votre structure. Les montants sont à saisir (pour la plupart) dans le menu "Facturation > Produits" se trouvant dans le volet de gauche.

 

Bloc "Informations générales"


Périodicité:

Souvent confondue avec le nombre de paiement, il s'agit (en résumant grossièrement) du nombre de factures que vous donnez à l'année à une personne. Si une personne peut régler en 1,3,10... fois, mais que vous ne lui fournissez au final qu'une seule facture pour l'année, alors votre périodicité est annuelle. Si vous choisissez "Trimestriel" par exemple, alors le logiciel vous demandera de lancer la facturation chaque trimestre, il générera aussi une facture par trimestre, et les règlements correspondront donc à une somme trimestrielle. Nous recommandons une facturation annuelle, qui est plus simple dans l'utilisation et la gestion.

 

Options "PES":

Ce champ vous indique si vous bénéficiez ou non de l'option. Il n'est pas modifiable. Cette option est à souscrire en plus de votre abonnement général.

 

Limite âge adulte:

Il est possible dans le bloc "Réduction sur les produits" de définir un tarif différent si on est enfant ou adulte. En configurant cela de manière générale, ça s'appliquera à toutes vos activités. Et systématiquement, le logiciel vous proposera de rentrer le tarif enfant, et le tarif adulte (pour les cours, mais aussi les adhésions et le reste). Dans ce cas, on définit une limite d'âge adulte. Mais bien souvent, ce distinguo "adultes/enfants" n'est pas configuré de manière générale, on préférera créer un produit "Adultes" et un produit "Enfants", car cela simplifie la gestion, et que ça ne concerne bien souvent qu'une partie des produits. Ce n'est donc pas vraiment "général".

 

Nombre de règlements par défaut:

Pour chaque payeur, vous pouvez dire si la personne va régler en une ou plusieurs fois. Mais vous pouvez faire en sorte que le logiciel mette systématiquement une valeur par défaut. Souvent, dans les grilles tarifaires, les écoles indiquent clairement "Règlement en 3x autorisé" par exemple. Et comme la majorité du temps des payeurs préfèrent régler en plusieurs fois, cela permet d'éviter de préciser à chaque fois "Paiera en 3x...". On le met comme un paramètre général de l'application, ainsi on aura à modifier l'information que lorsque les personnes ne paient justement pas en 3x.

 

Appliquer la TVA:

En cochant cette case, vous indiquez au logiciel que votre structure a besoin d'une gestion de la TVA. On vous demandera donc d'indiquer un pourcentage, et de bien vérifier votre saisie dans les produits car peut-être qu'elle ne doit pas s'appliquer à certains produits par exemple.

 

Préfixes et numérotations:

Vous n'êtes pas obligé d'apporter des changements à ces champs. Mais si vous souhaitez que le logiciel reprenne les numéros de factures à partir de là où s'est arrêté votre précédent logiciel, alors vous pouvez compléter les différents champs pour que les références se suivent.

 

Messages d'accompagnement (en-tête et pied-de-page):

Vous pouvez ajouter automatiquement des messages aux factures générées par le logiciel. Par exemple, on pourra y trouver des informations sur des modes/périodes de règlements, des conditions particulières, des échéances à respecter... Tout message que vous jugerez utile à tous. Mais, pour les messages plus spécifiques à chaque personne, cela se fera plus tard, au moment de générer la facture. 

 

Bloc "Adhésions"

 

Ce bloc vous permet d'indiquer au logiciel la manière dont votre adhésion est facturée. Il existe plusieurs configurations possibles:

L'adhésion individuelle

On utilise uniquement la première ligne

L'adhésion individuelle avec réduction familiale

On utilise les 5 premières lignes du tableau. L'adhésion peut donc être différente si on est 2, 3 ou plus dans la famille.

L'adhésion individuelle avec réduction par ancienneté

On utilise la ligne 1 "Individuel" puis les lignes plus bas "2ième année individuel" et "2ième année individuel".

L'adhésion par âge

Cela correspond aux deux dernières lignes "Enfant" et "Adulte".

L'adhésion familiale

On remplit simplement la ligne "1ière année famille".

L'adhésion familiale avec réduction par ancienneté

On remplit les lignes "1ière année famille", "2ième année famille" et "3ième année famille".

 

Et on notera de manière générale que:

  • En cochant la case "gratuité", l'adhésion ne sera pas facturée.
  • Les "code produit", "libellé produits" et "codes nature" sont des colonnes utilisées dans le cas où vous devez générer un fichier PES. En principe, c'est la même chose sur toutes les lignes (pas les colonnes), et ces informations vous ont été données par le Trésor Public.
  • Le montant est à saisir dans la dernière colonne. Vous aurez plusieurs colonnes de montant à remplir si vous avez configuré des zones de résidence dans les préférences.

 

 

N'oubliez pas éventuellement de configurer vos zones de résidences dans le menu "Configuration > Paramètres" éventuellement aussi.

 

 


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